Los diversos sistemas de gestión documental representan un segmento de mercado en constante desarrollo, que despierta gran interés entre sus creadores y usuarios. Según su finalidad, se pueden dividir en sistemas para el almacenamiento de documentos electrónicos (por ejemplo, archivo electrónico), soluciones orientadas a procesos (por ejemplo, procesamiento de facturas entrantes), sistemas para la gestión de proyectos/equipos de trabajo y sistemas especiales/mixtos (e-learning, gestión de archivos, etc.).
Requisitos y funciones de ECM
Las funciones básicas de los sistemas ECM comunes incluyen en particular:
- integración de herramientas de autoría, por ejemplo, suites ofimáticas (MS Office) o herramientas web,
- la capacidad de bloquear o desbloquear un documento para editarlo con el fin de evitar conflictos cuando varios autores procesan el documento simultáneamente,
- gestión de versiones con la capacidad de comentar versiones anteriores,
- extracción de metadatos de documentos existentes en formatos estándar (por ejemplo, MS Office, imágenes, etc.),
- estructura de almacenamiento de documentos virtual y dependiente del contexto,
- filtrado y búsqueda de texto completo: la capacidad de encontrar documentos también por contenido,
- la capacidad de realizar funciones como editar, liberar, guardar y publicar en un proceso programable y documentar los cambios de estado,
- funciones para reproducir contenido con (o sin) conversión al formato requerido,
- archivado seguro y recuperación de datos si es necesario,
- apoyo al trabajo en equipo: acceso a áreas de trabajo comunes, reuniones virtuales, gestión de proyectos.
Ejemplos de sistemas de gestión de documentos
Estos profesiones de la gestión documental en Madrid, nos señalan los más utilizados:
AXA DM
Es un sistema de información que permite la conversión de todo tipo de documentos (papel, microfilm, etc.) a formato electrónico y, junto con los ya creados directamente en formato electrónico, su almacenamiento, archivo, circulación (flujo de trabajo) y búsqueda inversa. Existen varias versiones del sistema orientadas a diferentes áreas de aplicación. Estos sistemas garantizan la gestión de documentos estructurados y no estructurados, el trabajo en grupo con documentos comunes, la automatización de la gestión de la circulación de documentos, la eficiencia de los procesos de archivo y la racionalización general del trabajo con documentos.
PLM integral
Un sistema PLM integral para la gestión del ciclo de vida del producto con módulos para la planificación y gestión de proyectos, incluyendo recursos, gestión de documentación (series escaneadas de aplicaciones CAD e integración con MS Office, gestión de conjuntos de impresión) con conexiones a la gestión de artículos y listas de materiales, procesos tecnológicos y operaciones o clasificación, e integración con diversos sistemas de planificación. Su ámbito de aplicación incluye, por ejemplo, la gestión de la relación proveedor-cliente o el soporte para comercio electrónico. La gestión de documentación permite a los usuarios autorizados trabajar simultáneamente con la documentación durante su creación o modificación, y cuenta con gestión de aprobaciones y cambios, conectada a la gestión de versiones de la documentación, con un registro indeleble de las acciones relevantes en su historial. El flujo de trabajo permite la definición (modelado gráfico) y la supervisión de procesos individuales en un marco temporal y organizativo, con la posibilidad de derivación a partir de plantillas de proceso. Se puede acceder a la documentación a través de un cliente Windows clásico o mediante una interfaz web con acceso seguro.
Solución D4B
La solución D4B proporciona una gestión controlada de documentos procedentes de diversas fuentes. Estas fuentes pueden ser papel o correo electrónico, aplicaciones ofimáticas, sistemas ERP, ZIS, CRM o documentación corporativa. La solución completa consta de varios módulos divididos en cuatro grupos básicos:
1. Base: proporciona herramientas para el registro de documentos, su almacenamiento y su posterior búsqueda y visualización;
2. Gestión de Entrada: una herramienta para escanear documentos en papel;
3. Gestión de Salida: soluciona el problema del archivo de impresiones de los sistemas corporativos y la gestión de plantillas de impresión;
4. Gestión de Documentos Específicos: módulos para la gestión de contratos, facturas, correos electrónicos, actas de reuniones, reglamentos y decretos, correspondencia y diversos tipos de documentación; desde el punto de vista de los conocimientos técnicos, estos módulos son los más interesantes, ya que incorporan la experiencia y la metodología para la gestión de este tipo de documentos.
Documentum 5
Documentum 5 es una plataforma de herramientas para la gestión, el control, la auditoría, la creación y el acceso seguro al contenido. Su base es el Servidor de Contenidos, un repositorio universal de contenido que permite almacenar, controlar y gestionar todo tipo de contenido (HTML, XML, gráficos, multimedia y documentos tradicionales creados por aplicaciones de escritorio). Ofrece seguridad, control de versiones, búsqueda y servicios avanzados como flujo de trabajo, documentos virtuales, sincronización en línea, multilingüismo, metadatos, etc.
Es un repositorio robusto y escalable basado en estándares abiertos, lo que facilita su integración con otros sistemas de información. Para trabajar con el contenido almacenado en este repositorio, dispone de una serie de clientes: Desktop (cliente pesado), Webtop (cliente ligero), WebPublisher (gestión de contenido web), DAM (gestión de activos digitales), portlets (para integración en portales), entre otros. Para requisitos muy específicos, existen herramientas para crear un cliente personalizado.
Además de estos clientes estándar, existen soluciones específicas para la gestión de registros (gestor de registros), la gestión de normativas (DCM), el soporte a equipos de trabajo/gestión de proyectos (eRoom), entre otras. El portafolio se complementa con una serie de herramientas específicas implementadas en caso de requisitos especiales. Estas incluyen, por ejemplo, conectores a otros sistemas (ERP, CRM, sistemas de correo), Content Rendition Services, que garantiza la conversión de formatos de documentos estándar a formatos utilizados en el entorno de Internet (PDF, HTM) y los almacena en el repositorio de Documentum junto con el documento original. Trusted Content Services, que amplían las ya potentes herramientas para la seguridad del contenido, la autenticación de usuarios y la supervisión del trabajo con el contenido, etc.
EasyArchiv
Un sistema cliente/servidor desarrollado originalmente para la gestión segura de toda la documentación corporativa, incluidos los documentos escaneados, con integraciones con aplicaciones CAD y ofimáticas (CATIA, ProE, AutoCad, Inventor, MS Office y otras con intercambio de información entre EasyArchive y la aplicación) y con un módulo para la gestión de impresión masiva, hoy incluye otros componentes que cubren las áreas de gestión de datos de productos (artículos y listas de materiales, procedimientos tecnológicos con operaciones), incluyendo la integración con sistemas ERP.
El área de gestión de documentación consiste en una base para su gestión y distribución dentro del marco de los controles de procesos de la organización (flujo de trabajo), la posibilidad de replicación de datos entre ubicaciones y el acceso remoto a los datos mediante un navegador web. Incluye, por supuesto, la gestión de versiones, la coordinación del trabajo simultáneo de varios usuarios en un mismo documento con un historial documental indeleble (compatible con ISO), la integración con visores externos 2D y 3D con corrección de errores y el filtro de acceso de los permisos de usuario según el estado de la documentación.
FileNet P8
La solución para toda la empresa con una naturaleza modular incluye las siguientes aplicaciones:
- Business Process Manager: automatiza y optimiza los procesos de negocio mediante la gestión del trabajo de las personas y los sistemas (flujo de trabajo):
- Content Manager: permite la gestión, el acceso y el uso compartido de contenido en un entorno seguro y altamente escalable durante todo el ciclo de vida del contenido,
- Forms Manager: es responsable del diseño, la colocación y el procesamiento de formularios electrónicos y la rápida conversión de formularios en papel a formularios electrónicos interactivos, · Image Manager: administra el trabajo con imágenes de documentos y otros contenidos similares, · Team Collaboration Manager: proporciona herramientas para la colaboración, el acceso a contenido y el soporte para procesos de negocio estructurados y no estructurados con el objetivo de acortar la toma de decisiones grupales,
- Records Manager: permite la administración del ciclo de vida de registros críticos,
- Compliance Framework: integra los módulos anteriores con el objetivo de cumplir con varios estándares de seguridad y permite la identificación, gestión y control de contenido, la integración de procesos de negocio y la fusión de personas con la información y los recursos necesarios cuando sea necesario.
Conclusión
La alta fragmentación del mercado en este segmento dificulta una visión general de las soluciones ofrecidas por cada proveedor. Muchos proveedores (Asone, Ceyonig, D.velop, Docuware, ELO, FileNet, Ixos Software, Optimal, SER, Saperion, Windream, pero también IBM o Unisys) comenzaron en el campo de la gestión y el archivo de grandes volúmenes de documentos. El área clave es la colaboración, que antes se implementaba mediante plataformas de software colaborativo (Lotus Domino, Novell Groupwise), pero que hoy en día dominan sus implementaciones web (Open Text – Livelink, Hyperware, Microsoft – SharePoint Portal y Xerox – DocuShare). La gestión de contenido web (WCM) y la gestión de registros permiten la publicación de documentos en Internet. La complementación e interconexión de funciones ha dado lugar a diversas fusiones de sus proveedores (Documentum – eRoom, IBM – Interwoven, FileNet – eGrail, IXOS Obtree, Gauss – Magellan, iManage – Interwoven, etc.). Los principales proveedores de contenido empresarial (Ixos Software / Open Text, Documentum, FileNet, Hummingbird, IBM, Ixos, Stellnet, Meridio) integran todas las funciones en una única solución, reduciendo así su complejidad y, sobre todo, sus costes. En esencia, no se puede afirmar que exista un único producto ECM integral, ya que cada proveedor define las funciones según su propia cartera de productos. Por lo tanto, es fundamental que los usuarios puedan definir correctamente sus requisitos y necesidades y, comparándolos con las funciones ofrecidas, seleccionar la solución adecuada.
